Entrevista con un experto en transformación digital para conocer las claves y la importancia del proceso.
La digitalización es una de las claves para adaptarse a la nueva realidad, y también para conseguir el éxito empresarial hoy en día. Hoy en Terrtorio Pyme hemos hablado con Fernando Vázquez, Socio Consultor y Co-Area Developer en Expense Reduction Analysts para que nos cuente por qué es tan importante y cuáles son las claves para acelerar la transformación digital de una compañía.
1. Si mi negocio es pequeño, ¿tener estos datos me va a hacer dar un salto significativo en mi facturación?
Es un hecho constatable; estamos en la era de los datos, de la monitorización de acciones, del análisis de las estadísticas. Saber en qué estamos invirtiendo nuestro dinero, cuánto tardan en llegar nuestros productos, o las nuevas tendencias del sector, nos puede suponer una diferencia muy grande con respecto a nuestros competidores. Además, con la digitalización, todos estos datos estarán integrados uniformemente en nuestra base de datos, y gracias a ellos podremos ver de una forma más sencilla y clara, la evolución de nuestra compañía y de sus diferentes áreas.
Ahora mismo, la mayoría de las compañías sufren de una falta de transparencia de los datos que recopilan, y esto es un problema que, como hemos comentado, de subsanarse, nos permitiría entender mucho mejor nuestro negocio y así sacarle el mayor partido a nuestra actividad económica.
2. ¿Debería digitalizar también los procesos de compra y envío con mis proveedores?
Por supuesto que sí, es uno de esos pequeños pasos que, en conjunto, nos hará dar un salto cualitativo a nuestro negocio. No sólo deberíamos digitalizar estos procesos, que nos van a permitir tener un modelo de datos uniforme y que nos da transparencia, además de crear una base de datos integral que nos dará una visión más amplia de nuestro negocio para interactuar con proveedores y clientes entre otras cosas. También deberíamos de “educarlos” en el uso de la facturación electrónica como si fuera un conjunto de datos, ya que esto nos hará evolucionar hasta una alta automatización del negocio y tener una alta precisión de nuestra facturación, que significará un control más organizado de nuestros precios.
3. ¿La digitalización de mi negocio me va a suponer un gran avance como para asumir el coste de cambiar todos los procesos?
Sí, y además las empresas que dejen pasar la digitalización, pondrán en peligro sus oportunidades de crecimiento. Primeramente, la información sobre los costes de logística puede beneficiar a otras áreas como las ventas. Otro de los beneficios es que los errores contables se reducirán, a la vez que se evitan los pagos duplicados. Y lo más importante, la digitalización de nuestro negocio nos va a permitir aprovechar todos los datos que vamos a sustraer para poder mejorar nuestro negocio en todas las áreas que antes no podríamos por no tener claros los mismos, gracias a un proceso definido y estructurado. Todas estas ventajas cobran aún más sentido en el largo plazo, ya que el ahorro de costes que van a suponer, además de la optimización de nuestros recursos, van a ser mucho mayores que el coste a corto plazo que nos va a suponer la digitalización de nuestro negocio.
4. ¿Por qué monitorizar los envíos en tiempo real me puede dar una ventaja competitiva?
Ahora mismo, la localización y el seguimiento de los envíos se consigue preguntando al proveedor logístico, así como no hay una notificación de incidencias de los envíos, ni una base de datos con la que se puedan definir los KPIs (como los que sirven para optimizar los costes de transporte directo o factores cualitativos), avisos de entrega, etc. Con una monitorización de nuestros envíos, todos estos problemas mencionados anteriormente estarían solucionados.
5. ¿Qué consejos podéis dar a los pequeños negocios para adaptarse a esta nueva normalidad?
Para los pequeños negocios también es muy recomendable la digitalización, ya que al tener menos personal disponible para las diversas tareas que requiere una empresa, resulta más imprescindible aún si cabe, esta digitalización que les va a permitir tener todos los datos al alcance de un clic, y que les va a ayudar a mejorar todas las áreas de su compañía. Es verdad que puede que la inversión para estas empresas suponga un desembolso muy grande para su estructura, pero en el futuro lo agradecerán, y cuanto antes lo hagan, mejor.
6. ¿Qué herramientas o acciones pueden desempeñar las pymes para poder salir airosas de esta situación?
Las acciones a tener en cuenta pueden ser; la introducción de soluciones para la gestión de los servicios de los proveedores, contratos y listas de precios basadas en una base de datos, la puesta en marcha digital de cada envío (que debe ser lo más simplificada posible) y, por último, la publicación de facturas y los datos de la contratación, ha de estar todo automatizado. Hay que digitalizar todo el proceso, desde la compra del servicio o transporte hasta el control de cuentas, además de revisar las interfaces de nuestros programas y procurar que sean lo más intuitivas y sencillas posibles.
